كل ما تحتاج معرفته عن تمديد مدّة الدراسة للمبتعثين السعوديين

كل ما تحتاج معرفته عن تمديد مدّة الدراسة للمبتعثين السعوديين

يلجأ الطلّاب الدوليين والمبتعثين لتمديد مدّة دراسته بالخارج بسبب عدم قدرته على التخرّج وإنهاء برنامجه الدراسي في الوقت المناسب، وعادة ما تكون صعوبات اللغة والاندماج من أبرز أسباب تعليق الدراسة أو تمديدها، وهو أمر قد يكون في المتناول الذين يدرسون على حسابهم الخاص، في حين أنّ تمديد مدّة الدراسة للمبتعثين السعوديين يخضع لمعايير وضوابط وزارة التعليم السعودية.

متى يجب التقدّم بطلب التمديد؟ وكيف يكون ذلك؟

يتوجّب على مبتعثي وزارة التعليم السعودية التقدّم بطلب تمديد الطلب قبل 10 – 8 أسابيع من انتهاء البعثة، في حين يجب على مبتعثي الجهات الأخرى التقدّم بطلبهم قبل 4 – 3 أشهر من انتهاء البعثة. 
بالنسبة لجميع المبتعثين فإنّ تقديم طلب تمديد الدراسة يتم عبر موقع سفير الطلبة التابع لوزارة التعليم السعودية.

مسوغات الطلب

يتم تعبئة وإرسال طلب تمديد بعثة عن طريق البوابة الإلكترونية حيث يوضّح فيه المبتعث مبرّرات طلبه التمديد ولماذا لم ينهي دراسته ضمن المدة المحددة، كما يجب توضيح المبررات بالتفصيل وإرفاق أيّة وثائق أو مستندات تدعم الطلب. 
إذا لم تكن المساحة كافية لكتابة المبرّرات في الطلب، يمكن كتابتها في ملف مستقل وتحميلها مع الطلب الإلكتروني وتسمية الملف Justification.

المستندات والوثائق المطلوبة

• كشف درجات المواد من الجامعة.
• رسالة من الجامعة أو المشرف الدراسي بالجامعة توضّح سير المبتعث الدراسي، والتاريخ المتوقع لإكمال البرنامج الدراسي، يجب أن يحمل الملف اسم University letter.
• نسخة رسمية حديثة من السجل الأكاديمي، يجب أن يحمل الملف اسم Transcript.
• نموذج التمديد للمرة الثانية إذا سبق للمبتعث التمديد خلال المرحلة الدراسية.
• استمارة متابعة المبتعث ونمودج رقم (5) لمبتعثي الجهات التابعة للخدمة المدنية.
• قائمة بالمواد المتبقيّة للطالب لإنهاء درجته الجامعية.
• التاريخ الجديد المتوقّع للتخرّج في حال تمّت الموافقة على الطلب.
• أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه.

ضوابط تمديد البعثة

• أن لا يكون التمديد ناتجاً عن إهمال أو تقصير من الطالب بسبب تدّني نسبة حضوره (أثناء دراسته اللغة الإنجليزية) أو تدّني المستوى الدراسي (أثناء دراسته الأكاديمية)، والتأكد من مستواه وجديته في تحقيق الهدف المبتعث من أجله.
• أن لا يكون التمديد ناتجاً عن تخفيض العبء الدراسي.
• أن لا يكون التمديد ناتجاً عن انقطاع أو توقف أو حذف مقررات في الفترة السابقة.

كم تستغرق إجراءات طلب تمديد البعثة؟

يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية ، وإذا كانت جميع المسوغات والضوابط متوفرة فإنّ إنهاء إجراءات الطلب سوف يستغرق في العادة مدّة لا تتجاوز 7 أيّام عمل، وبعد ذلك قد يتم رفع الطلب لجهة الابتعاث حيث يستغرف ردّها فترة تتراوح بين 6 و 8 أسابيع. 
بعد موافقة الشؤون الدراسية أو جهة الابتعاث على التمديد يحوّل الطلب من قسم الدراسية إلى قسم المالية، حيث يستغرق مدّة تصل إلى أسبوع كحد أقصى إذا لم تكن هناك إيّة فروقات ضمن أوامر الصرف. 
ويمكن للمبتعث متابعة مسار طلبه عن طريق البوابة الإلكترونية، ويتم إرسال بريد إلكتروني بمجرّد انتهاء الطلب لتوضيح النتيجة النهائية. 
في حال تمّ الموافقة على طلب تمديد البعثة، يمكن للطالب التقدّم بطلب ضمان مالي عبر البوابة الإلكترونية موضّحاً فيه أنّه تمّت الموافقة على التمديد للفترة المحددة مع الإشارة لرقم الطلب، حينها ستقوم الملحقية بإرسال نسخة من الضمان إلى بريدك الإلكتروني ونسخة أخرى للجامعة.